CONTRATTO DI LICENZA D’USO FINALE PER EVOKA

Ultimo aggiornamento: Mercoledì 5 Giugno 2025

Il presente Contratto di Licenza d’Uso Finale (“Contratto”) è un accordo legalmente vincolante tra:

• Evoka, rappresentata da Francesco Orlandi a Cristiano Ciuti, in qualità di co-titolari del progetto, di seguito denominata “Evoka”;
• e la persona fisica o giuridica che acquista una licenza per l’utilizzo dell’applicazione Evoka (“Licenziatario” o “Organizzatore”).

Il presente Contratto regola esclusivamente l’uso dell’App da parte del Licenziatario, il quale potrà creare eventi privati e rendere accessibile l’App ad altri utenti (ciascuno denominato “Utente”) sotto la propria responsabilità.

Ogni Utente che accede all’App durante un evento non è parte del presente Contratto, ma potrá comunque visionare ed accettare i Termini d’Uso e l’Informativa Privacy predisposti da Evoka al momento dell’accesso. L’utilizzo dell’App da parte del Licenziatario implica l’accettazione integrale dei termini di questo Contratto. In caso di mancata accettazione, l’utilizzo dell’App non è autorizzato.

1. UTILIZZO DELL’APP

1.1. Scopo: Evoka è una piattaforma sociale privata in cui gli Utenti possono caricare contenuti multimediali con didascalie. I contenuti vengono visualizzati in un feed live dell’evento accessibile ad altri partecipanti. 1.2. Autenticazione dell’Utente: Gli Utenti devono inserire un PIN unico per l’evento per accedere e devono fornire un nome utente per l’identificazione. L’autenticazione dell’Utente è obbligatoria per garantire un accesso controllato. 1.3. Contenuti Generati dall’Utente: Gli Utenti sono pienamente responsabili per i contenuti caricati. Qualsiasi contenuto condiviso nell’App è visibile a tutti i partecipanti dell’evento. 1.4. Condotta Proibita: Gli Utenti non devono caricare contenuti offensivi, illegali, diffamatori o espliciti. L’App impiega un meccanismo di rilevamento dei contenuti espliciti per prevenire il caricamento di tali materiali, ma gli utenti rimangono pienamente responsabili per i contenuti caricati. 1.5. Chiusura dell’Evento: Gli eventi su Evoka sono temporanei. I contenuti multimediali vengono conservati per un massimo di trenta (30) giorni dopo la scadenza della licenza, periodo durante il quale l’Utente ha la possibilità di scaricare l’archivio dei soli contenuti multimediali. Trascorso tale termine, tali contenuti vengono eliminati in modo permanente. 1.6. Restrizioni di Condivisione: Gli Utenti non hanno la possibilità di condividere le immagini al di fuori dell’App, se non condividendo un link diretto all’immagine, che rimane all’interno dell’ambiente controllato dell’evento. Qualsiasi azione intrapresa per eludere questa restrizione, comprese, ma non limitate a, screenshot o condivisione esterna, è strettamente vietata. Evoka non si assume alcuna responsabilità per tali azioni non autorizzate.

2. ELABORAZIONE DEI DATI E PRIVACY

2.1. Proprietà dei Contenuti: L’utente, mantiene la piena proprietà dei contenuti caricati. Tuttavia, concede a Evoka, una licenza temporanea per visualizzare e conservare i loro contenuti all’interno dell’App per tutta la durata della licenza. 2.2. Responsabilità per Uso Improprio: Il Licenziatario è pienamente responsabile per qualsiasi uso improprio dell’App, inclusi, ma non limitati a, screenshot non autorizzati, condivisione esterna delle immagini o caricamento di contenuti inappropriati. 2.3. Conformità Legale: Il Licenziatario è tenuto a rispettare la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. Il caricamento di contenuti multimediali che ritraggono persone identificabili senza il loro consenso può costituire una violazione del Regolamento (UE) 2016/679. 2.4. Responsabilità del Licenziatario: Le eventuali conseguenze legali derivanti dall’uso improprio dell’App sono a carico esclusivo del Licenziatario, in qualità di Titolare del Trattamento.

3. LIMITAZIONE DELLA RESPONSABILITÀ E DISCLAIMER

3.1. Nessuna Garanzia: L’App è fornita “così com’è” senza alcuna garanzia, esplicita o implicita. Non garantiamo un servizio ininterrotto o un’operazione senza errori. 3.2. Limitazione delle Responsabilità: Nella misura massima consentita dalla legge, decliniamo ogni responsabilità per:

• Contenuti caricati dagli Utenti;
• Uso non autorizzato delle immagini da parte degli Utenti;
• Temporanea indisponibilità o interruzione dell’App.

3.3. Indennizzo: Il Licenziatario si impegna a manlevare e tenere indenne Evoka da qualsiasi reclamo, danno, responsabilità, costo o conseguenza legale derivante dall’utilizzo dell’App da parte propria o degli Utenti sotto la sua responsabilità. 3.4. Diritto di Terminare l’Accesso: Evoka si riserva il diritto di sospendere, limitare o revocare l’accesso all’App, sia a un Utente sia al Licenziatario, in qualsiasi momento e senza preavviso, qualora venga riscontrata una violazione del presente Contratto o siano intraprese attività che possano compromettere la sicurezza, l’integrità del servizio o la conformità alle normative vigenti.

Questa sezione è in linea con la Direttiva 2000/31/CE (Direttiva sul Commercio Elettronico) e il Regolamento UE 2022/2065 (Legge sui Servizi Digitali).

4. MODIFICHE A QUESTO CONTRATTO

4.1. Evoka si riserva il diritto di modificare questo Contratto in qualsiasi momento per garantire la conformità alle leggi in evoluzione e alle esigenze operative. Il Licenziatario sarà informato delle modifiche significative. 4.2. L’uso continuato dell’App dopo le modifiche costituisce accettazione dei termini aggiornati.

5. INFORMAZIONI DI CONTATTO

Per qualsiasi richiesta o chiarimento di natura legale relativo al presente Contratto, è possibile contattare Evoka all’indirizzo e-mail: support@evoka.app. Utilizzando l’App, il Licenziatario dichiara di aver letto, compreso e accettato integralmente i termini del presente Contratto. In caso di disaccordo, l’utilizzo dell’App non è consentito e deve cessare immediatamente.

6. INFORMATIVA PRIVACY

Nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), Evoka fornisce la presente Informativa Privacy al fine di descrivere in modo chiaro e comprensibile le modalità con cui vengono trattati i dati personali all’interno dell’Applicazione.

6.1. Definizioni principali

• Titolare del Trattamento: è la persona fisica o giuridica che determina finalità e mezzi del trattamento dei dati personali. Nel contesto dell’Applicazione Evoka, il Titolare del trattamento dei contenuti multimediali caricati durante un evento è l’Organizzatore, il quale decide in autonomia scopi e modalità del trattamento (es. stampa, conservazione o consultazione privata dei contenuti).
• Responsabile del Trattamento: è il soggetto che tratta i dati per conto del Titolare, secondo sue istruzioni. In questo contesto, Evoka agisce in qualità di Responsabile del Trattamento per conto dell’Organizzatore, garantendo il corretto funzionamento dell’App e la sicurezza dei dati attraverso misure tecniche e organizzative adeguate.
• Trattamento dei dati: qualsiasi operazione effettuata sui dati personali, come raccolta, conservazione, visualizzazione, cancellazione.

6.2. Modalità e finalità del trattamento

I dati personali del Licenziatario (Organizzatore) sono raccolti direttamente al momento dell’acquisto della licenza. Tali dati sono trattati da Evoka in qualità di Titolare del trattamento per le seguenti finalità:

• Gestione tecnica della piattaforma e configurazione degli eventi;
• Manutenzione dell’Applicazione;
• Assistenza tecnica e supporto;
• Gestione amministrativa e contrattuale del rapporto con l’Organizzatore;
• Conservazione temporanea dei contenuti all’interno dell’App per la durata della licenza;
• Adempimento di obblighi di legge o fiscali connessi alla fornitura dei servizi.

I dati e contenuti multimediali caricati dagli Utenti, invece, sono trattati da Evoka in qualità di Responsabile esterno del Trattamento, poiché non decide le finalità per le quali sono utilizzati.

6.3. Modalità e finalità del trattamento

Il trattamento dei dati è lecito in quanto:

• Necessario all’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR);
• Necessario per l’adempimento di obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).

6.4 Tipologia di dati trattati

L’Applicazione raccoglie le seguenti categorie di dati:

• Dati tecnici: come cookie strettamente necessari e dati salvati localmente sul dispositivo, esclusivamente per garantire il corretto funzionamento dell’App. Non sono effettuate profilazioni, tracciamenti o analisi comportamentali degli utenti.
• Contenuti multimediali: immagini e video caricati dagli Utenti, che possono contenere dati personali di terzi. Tali contenuti restano sotto la responsabilità dell’Utente che li carica e sono trattati solo per consentire il corretto funzionamento dell’App.
• Dati anagrafici e di contatto del Licenziatario, raccolti al momento dell’attivazione della licenza.

Avvertenza importante: Gli Utenti sono tenuti a caricare esclusivamente contenuti per i quali sia stato ottenuto il consenso informato delle persone eventualmente riconoscibili, ai sensi degli artt. 6 e 9 del GDPR. È vietato caricare contenuti lesivi della dignità o reputazione altrui. In presenza di soggetti minorenni, si raccomanda di acquisire il consenso da parte dei genitori o di chi esercita la responsabilità genitoriale.

6.5 Conservazione dei dati

I contenuti caricati tramite l’Applicazione sono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti, e comunque non oltre trenta (30) giorni dalla scadenza della licenza. Evoka, provvede alla conservazione dei dati nel rispetto delle eventuali istruzioni impartite dal Titolare del trattamento. Per ulteriori informazioni sui tempi di conservazione applicati, è possibile contattare Evoka ai recapiti indicati.

6.6 Trasferimento dei dati

I contenuti multimediali forniti dagli utenti attraverso l’Applicazione possono essere trasferiti e conservati su server situati negli Stati Uniti. Tale trasferimento avviene in conformità agli articoli 44 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), sulla base della decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione Europea il 10 luglio 2023 relativa al Data Privacy Framework (DPF). Il fornitore dei servizi di hosting ha certificato la propria adesione al DPF, impegnandosi a rispettare i principi di protezione dei dati personali stabiliti dal programma.

6.7 Destinatari dei dati

• Gli Utenti possono visualizzare esclusivamente i contenuti caricati durante l’evento a cui partecipano.
• I soggetti autorizzati di Evoka, possono accedere ai dati unicamente per finalità connesse al supporto tecnico, alla sicurezza o alla gestione amministrativa del servizio in base a quanto previsto dal contratto di licenza di uso.

6.8 Diritti degli interessati

Gli interessati hanno il diritto di ottenere da Evoka, nei casi previsti, l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del Regolamento UE 2016/679).

L’esercizio del diritto può essere richiesto scrivendo a: support@evoka.app

6.9 Diritto di reclamo

Gli interessati che ritengano che il trattamento dei dati personali effettuato tramite l’Applicazione avvenga in violazione del Regolamento, hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, come previsto dall’art. 77 del Regolamento, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).